Personal Registers

వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ నిర్వహణ
ఎఫెక్టివ్ ఆఫీస్ మేనేజ్‌మెంట్ కోసం కీలక మార్గదర్శకాలు

కార్యాలయ నిర్వహణలో వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ నిర్వహణ యొక్క కీలక పాత్ర :
సమర్థవంతమైన కార్యాలయ నిర్వహణ కోసం వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌ను నిర్వహించడం చాలా కీలకం. ఈ ప్రాథమిక సాధనం అన్ని ఇన్‌కమింగ్ మరియు అవుట్‌గోయింగ్ కరస్పాండెన్స్‌లను ట్రాక్ చేయడానికి రూపొందించబడింది, ఇది చక్కగా నిర్వహించబడిన రికార్డ్ కీపింగ్ సిస్టమ్‌ను సులభతరం చేస్తుంది. వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ యొక్క సరైన నిర్వహణ క్రమబద్ధమైన రికార్డ్ కీపింగ్, అధికారిక పారదర్శకత మరియు మెరుగైన జవాబుదారీతనాన్ని నిర్ధారిస్తుంది. సమర్థవంతమైన ఫైల్ ట్రాకింగ్ మరియు నిర్వహణ ఫైల్‌లపై సకాలంలో చర్యలు తీసుకోవడంలో మరియు మొత్తం కార్యాలయ ఉత్పాదకతను పెంచడంలో సహాయపడుతుంది.
కరస్పాండెన్స్ ట్రాకింగ్ మరియు ఫైల్ మేనేజ్‌మెంట్ ఆప్టిమైజ్ చేయడం
శీఘ్ర మరియు సమర్థవంతమైన రికార్డ్ రిట్రీవల్ కోసం ఎఫెక్టివ్ కరస్పాండెన్స్ ట్రాకింగ్ మరియు ఫైల్ మేనేజ్‌మెంట్ అవసరం. వ్యవస్థీకృత డాక్యుమెంట్ నిల్వ మరియు ఫైల్ ఇండెక్సింగ్‌ని అమలు చేయడం ఫైల్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్ యొక్క పటిష్టతను పెంచుతుంది. ఆఫీసు కమ్యూనికేషన్‌లను సజావుగా నిర్వహించడానికి తప్పల్ నిర్వహణ మరియు పంపిణీ ప్రక్రియలో ప్రావీణ్యం చాలా ముఖ్యమైనది. తప్పల్స్‌ను సరిగ్గా నిర్వహించడం మరియు ట్రాకింగ్ చేయడం ద్వారా అన్ని కరస్పాండెన్స్‌లు లెక్కించబడతాయి మరియు తగిన విభాగాలకు మళ్లించబడతాయి.
రికార్డ్ రూమ్‌కు రికార్డులను అప్పగించే విధానాలు :
కార్యాలయ రికార్డులను రికార్డు గదికి అతుకులు లేకుండా మార్చడానికి, నిర్దిష్ట రికార్డు నిర్వహణ విధానాలకు కట్టుబడి ఉండండి. ఇందులో ఆఫీస్ ఫైల్‌లను క్రమబద్ధంగా కలపడం, సరైన ఫైల్ పారవేయడం మరియు నాటింగ్ మార్గదర్శకాలకు కట్టుబడి ఉండటం వంటివి ఉంటాయి. సమర్థవంతమైన పత్ర నిర్వహణ మరియు మొత్తం కార్యాలయ సామర్థ్యం కోసం కాలక్రమ ఫైల్ సంస్థను నిర్వహించడం చాలా కీలకం.
వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ నిర్వహణ కోసం వివరణాత్మక మార్గదర్శకాలు
1. క్యాలెండర్ ఇయర్ నిర్వహణ:
వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ ప్రతి సంవత్సరం జనవరి నుండి డిసెంబర్ వరకు స్థిరంగా నిర్వహించబడాలి. ఈ అభ్యాసం సంవత్సరానికి సంబంధించిన అన్ని లావాదేవీలు మరియు కరస్పాండెన్స్‌లు క్రమపద్ధతిలో రికార్డ్ చేయబడి, నిర్వహించబడుతున్నాయని నిర్ధారిస్తుంది, ఇది కార్యకలాపాల యొక్క స్పష్టమైన చారిత్రక రికార్డును అందిస్తుంది.
2. కొత్త ప్రవాహాల ప్రవేశం:
కొత్త డాక్యుమెంట్‌లు లేదా కరస్పాండెన్స్‌లను సూచించే కొత్త ప్రవాహాలు, వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లోని 1 నుండి 4 వరకు ఉన్న నిలువు వరుసలలో నమోదు చేయాలి. ఈ ఎంట్రీ తప్పనిసరిగా తేదీ, విషయం మరియు పంపినవారు వంటి సంబంధిత వివరాలను కలిగి ఉండాలి, ప్రతి కొత్త ఫైల్ సరిగ్గా రికార్డ్ చేయబడిందని మరియు ప్రారంభం నుండి సులభంగా గుర్తించబడుతుందని నిర్ధారిస్తుంది.
3. ఫైల్ నంబర్‌గా ప్రస్తుత సంఖ్య:
ఇన్‌వర్డ్స్ రిజిస్టర్‌లో కేటాయించిన ప్రస్తుత సంఖ్య సబ్జెక్ట్‌కు ఫైల్ నంబర్‌గా పనిచేస్తుంది. ఫైల్ మూసివేయబడే వరకు ఈ సంఖ్య ఫైల్ జీవితచక్రం అంతటా స్థిరంగా ఉపయోగించబడుతుంది. పునరావృత కరెంట్‌గా సూచిస్తారు, ఈ నంబరింగ్ సిస్టమ్ ఫైల్‌ల కొనసాగింపు మరియు సులభంగా ట్రాకింగ్‌ను నిర్వహించడంలో సహాయపడుతుంది.
4. ఫైళ్లను కలపడం:
ఒకే సబ్జెక్ట్‌తో ఉన్న ఫైల్‌లు మరియు అదే కార్యాలయం నుండి వచ్చినప్పుడు, వాటిని ఒకదానితో ఒకటి కలపాలి. వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లోని 2 మరియు 8 నిలువు వరుసలలో పాత ఫైల్ నంబర్‌ను రికార్డ్ చేయండి. దాని ఔచిత్యాన్ని హైలైట్ చేయడానికి మరియు విజిబిలిటీని నిర్ధారించడానికి ఎరుపు సిరాలో ప్రస్తుత ఎంట్రీ సబ్జెక్ట్‌ను అండర్‌లైన్ చేయండి.
5. రిమైండర్‌లు మరియు బహిర్గతం చేయని కరెంట్‌లను నిర్వహించడం:
ప్రస్తుత ఫైల్‌పై జారీ చేయబడిన ఏవైనా రిమైండర్‌లు స్పష్టత కోసం ఎరుపు సిరాతో నమోదు చేయాలి. అదనంగా, కొత్త వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ ప్రారంభంలో కొన్ని పేజీలను రిజర్వ్ చేయండి, మునుపటి క్యాలెండర్ సంవత్సరం నుండి ఏవైనా బహిర్గతం చేయని ప్రవాహాలకు అనుగుణంగా, పరిష్కరించని సమస్యలు ముందుకు సాగేలా చూసుకోండి.
6. క్లబ్బింగ్ విధానం మరియు పారవేయడం:
పాత సూచనను ఒరిజినల్ కరెంట్‌తో కలిపిన తర్వాత, అది మూసివేయబడిందని సూచించడానికి సంఖ్యను పూర్తి చేయండి. ఫైల్ మూసివేతను సూచించడానికి ప్రస్తుత సంఖ్యను ఎరుపు సిరాలో గుర్తు పెట్టడం ద్వారా ఫైల్‌లను పారవేయండి మరియు తదుపరి చర్య అవసరం లేదు.
7. ఫైళ్ల మూసివేత:
కరెంట్ పూర్తిగా పరిష్కరించబడిన తర్వాత, కార్యాలయ అధిపతి తప్పనిసరిగా మూసివేత ఆర్డర్‌ను జారీ చేయాలి. తెరిచిన తేదీ, విషయం, నోట్ ఫైల్ పేజీల సంఖ్య మరియు తుది నిర్ణయం వంటి ముఖ్యమైన వివరాలను డాక్యుమెంట్ చేయండి. పారవేయడం యొక్క స్వభావాన్ని పేర్కొనండి (ఉదా., L.Dis., D.Dis., R.Dis.) మరియు ఖచ్చితమైన డాక్యుమెంటేషన్‌ను నిర్ధారించండి.
8. ఫైళ్లను చుట్టడం మరియు సూచిక చేయడం:
అధికారి ఉత్తర్వులు పొందిన తర్వాత, పైన ఉన్న ప్రస్తుత ఫైల్‌తో ఫైల్‌ను చుట్టండి, ఆపై రేపర్ కవర్‌పై సూచిక స్లిప్ ఉంటుంది. ఇది ఫైల్ చక్కగా నిర్వహించబడిందని మరియు భవిష్యత్ సూచన కోసం తక్షణమే యాక్సెస్ చేయగలదని నిర్ధారిస్తుంది. ఖచ్చితమైన రికార్డులను నిర్వహించడానికి సరైన రసీదుతో ఫైల్‌ను రికార్డ్ రూమ్‌కు అప్పగించండి.
తప్పల్స్ తెరవడం మరియు నమోదు
1. తప్పల్స్ తెరవడం:
రసీదు పొందిన వెంటనే తప్పల్స్ తెరవండి, ప్రాధాన్యంగా కార్యాలయ అధిపతి లేదా అధీకృత అధికారి సమక్షంలో. ప్రభుత్వం నుండి లేఖలు లేదా రహస్య లేఖలు వంటి ముఖ్యమైన కమ్యూనికేషన్‌లు సరైన నిర్వహణను నిర్ధారించడానికి పంపిణీకి ముందు సమీక్షించబడాలి.
2. తప్పల్స్‌ను సమీక్షించడం మరియు క్రమబద్ధీకరించడం:
తప్పల్‌లను తెరిచే సమయంలో ఉన్న అధికారి వాటిని సమీక్షించి, ముఖ్యంగా అత్యవసర లేదా ముఖ్యమైన పత్రాల కోసం అవసరమైన సూచనలను అందించాలి. విభాగాల వారీగా తప్పల్‌లను వర్గీకరించండి మరియు పంపిణీ రిజిస్టర్‌లో క్రమ సంఖ్యలను కేటాయించండి. సెక్యూరిటీ రిజిస్టర్‌లో నగదు మరియు విలువైన వస్తువులను నమోదు చేయండి. తనిఖీల సమయంలో సమస్యలను నివారించడానికి డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో తప్పల్స్ రసీదుని గుమస్తాలు గుర్తించారని నిర్ధారించుకోండి.
3. తప్పల్ కోసం నమోదు ప్రక్రియ:
ప్రతి తప్పల్‌ను వెంటనే వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయండి. కొత్త కేసుల కోసం, వాటిని తాజా ఎంట్రీలుగా నమోదు చేయండి. ఒక కరెంట్ కార్యాలయం లోపల నుండి ఉద్భవించినట్లయితే, దాని మూలాన్ని సూచించడానికి కాలమ్ 4లో “ఉన్నాయి” అని సూచించండి. తగిన శీర్షికలను ఎంచుకోవడానికి డిపార్ట్‌మెంటల్ ఆఫీస్ మాన్యువల్ (DOM) అనుబంధం A నుండి ఇండెక్స్ హెడ్‌లను ఉపయోగించండి.
4. కొత్త వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ తెరవడం:
ప్రతి క్యాలెండర్ సంవత్సరం ప్రారంభంలో, మునుపటి సంవత్సరం నుండి ఏవైనా అత్యుత్తమ కరెంట్‌లను చేర్చడానికి తగినంత ఖాళీ పేజీలతో కొత్త వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌ను తెరవండి. ఎరుపు గీతలతో వేరు చేయబడిన మూడు ప్రవాహాలకు ప్రతి పేజీని పరిమితం చేయండి మరియు దాని ప్రాముఖ్యతను హైలైట్ చేయడానికి ఎరుపు సిరాతో ప్రధాన తలపై అండర్లైన్ చేయండి.
ఫైళ్ల నిర్వహణ మరియు గమనిక మార్గదర్శకాలు
1. ఫైళ్ల రకాలు:
ప్రస్తుత ఫైల్:     సాధారణ రిమైండర్‌లు మినహా అన్ని ఇన్‌కమింగ్ మరియు అవుట్‌గోయింగ్ సూచనలు మరియు మధ్యవర్తి కరస్పాండెన్స్‌లు ఉంటాయి. ఇది యాక్టివ్ మరియు కొనసాగుతున్న విషయాలను ట్రాక్ చేస్తుంది.
గమనిక ఫైల్:    రిఫరెన్స్‌ల సారాంశాలు, చట్టపరమైన నిబంధనలు, నియమాలు మరియు ఉన్నత అధికారుల నుండి ఆదేశాలను కలిగి ఉంటుంది. తదుపరి ఆర్డర్‌లు లేదా వివరణలు అవసరమయ్యే సమస్యలను హైలైట్ చేస్తుంది.
2. ట్యాగింగ్ మరియు నంబరింగ్ పేజీలు:
ప్రస్తుత మరియు నోట్ ఫైల్‌ల కోసం పేజీలను విడిగా ట్యాగ్ చేయండి. ప్రస్తుత ఫైల్ పేజీలను నంబరింగ్ చేయడానికి ఎరుపు ఇంక్ మరియు నోట్ ఫైల్ పేజీల కోసం నలుపు లేదా నీలం ఇంక్ ఉపయోగించండి. సరైన సంస్థ మరియు సులువుగా తిరిగి పొందడం కోసం పేజీలను కాలక్రమానుసారంగా సంఖ్య చేయండి.
3. ఫైల్ నిర్వహణ:
ఫైల్‌లను శుభ్రంగా మరియు క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. పత్రాలను సులభంగా నిర్వహించడం మరియు తిరిగి పొందడం కోసం సరైన ట్యాగింగ్ మరియు నంబరింగ్ అవసరం.
4. గమనిక కోసం మార్గదర్శకాలు:
క్లుప్తంగా మరియు సరళంగా ఉంచండి:     గమనికలు స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉండాలి. అనవసరమైన వివరాలను నివారించండి మరియు సరళమైన భాషను ఉపయోగించండి.
పాత సమాచారాన్ని రీహాష్ చేయవద్దు:    ఇప్పటికే ఉన్న సమాచారాన్ని పునరావృతం చేయకుండా కొత్త లేదా ముఖ్యమైన వివరాలను హైలైట్ చేయండి.
తటస్థంగా మరియు వాస్తవ-ఆధారితంగా ఉండండి:     పాఠకుడిని నిర్దిష్ట ముగింపు లేదా చర్య వైపు నడిపించకుండా వాస్తవాలను నిష్పాక్షికంగా ప్రదర్శించండి.
5. ప్రస్తుత ఫైల్ ఏర్పాట్లు:
కాలక్రమానుసారంగా నిర్వహించండి:     ప్రస్తుత ఫైల్‌లో తేదీ ప్రకారం పేపర్‌లను అమర్చండి.
సంఖ్య పేజీలు: నంబరింగ్ పేజీల కోసం ఎరుపు సిరా ఉపయోగించండి.
నీట్‌గా ట్యాగ్ చేయండి:     మిక్సింగ్ లేదా నష్టాన్ని నివారించడానికి పేపర్‌లు నీట్‌గా ట్యాగ్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
మునుపటి పేపర్‌లను చేర్చండి:     సులభమైన సూచన కోసం ప్రస్తుత ఫైల్‌ను మునుపటి పేపర్‌లు లేదా డిస్పోజల్‌లతో పాటు ఉంచండి.
ఫ్లాట్ ఫైల్ ప్యాడ్‌ని ఉపయోగించండి:     ‘ఆర్డినరీ,’ ‘అర్జెంట్,’ లేదా ‘వెరీ అర్జెంట్.’ వంటి తగిన అత్యవసర స్థాయిలతో ఫైల్‌లను మార్క్ చేయండి.
స్థాన ప్రకటనలు మరియు మ్యాప్‌లు:     సంబంధిత మెటీరియల్‌లను కలిపి ఉంచడానికి ప్రస్తుత ఫైల్ కింద స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు మ్యాప్‌లను ఉంచండి.